المشكلة
لا ينشأ خطر التغير النظامي عادة من غياب المعرفة بصدور نظام جديد فقط، بل من عدم تحويل التغيير إلى مسؤوليات وقرارات ووثائق وضوابط قابلة للتنفيذ. وقد تعرف الإدارة القانونية بالتغيير بينما تبقى العقود والسياسات والأنظمة التشغيلية دون تعديل.
إطار الإدارة
- الرصد. تحديد المصادر الرسمية والجهات المنظمة ذات الصلة بالنشاط، وتسجيل تاريخ النشر والنفاذ والحالة النظامية لكل أداة.
- التصنيف. التمييز بين نظام نافذ ولائحة وقرار وتعميم ودليل استرشادي ومسودة تشاور، وعدم التعامل معها بالقوة النظامية نفسها.
- تحليل الأثر. تحديد الكيانات والعمليات والعقود والسياسات والبيانات والأشخاص المتأثرين بالتغيير.
- تعيين المسؤولية. إسناد كل إجراء إلى مسؤول وموعد ونتيجة يمكن التحقق منها، مع جهة اعتماد واضحة.
- التنفيذ. تعديل الوثائق والأنظمة والتدريب والرقابة، لا الاكتفاء بمذكرة قانونية تصف التغيير.
- الإثبات والمراجعة. الاحتفاظ بسجل القرارات والأدلة، ثم اختبار فاعلية التنفيذ بعد مدة مناسبة.
الأسئلة التي ينبغي طرحها
- ما تاريخ النفاذ، وهل توجد أحكام انتقالية؟
- من داخل المنشأة يتأثر فعلياً، وما القرار الذي يجب أن يتغير؟
- هل يتطلب التغيير موافقة مجلس أو لجنة أو تحديث عقد أو سياسة أو نظام تقني؟
- ما الدليل الذي سيثبت الامتثال إذا طلبته الجهة المختصة؟
- متى ينبغي إعادة التحقق من الأداة أو من ممارسة الجهة المنظمة؟
المصادر الرسمية
انظر المصادر المرفقة بهذا المقال.